Jak oszczędziłem godzinę dziennie. Edit: jednak trzy

Doba powinna mieć 26 godzin? Codziennie brakuje Ci czasu? Nie masz kiedy załatwić zaległych spraw? Nic z tych rzeczy! możesz oszczędzić godzinę dziennie.

W marcu co 15 minut zapisywałem na co poświęciłem poprzedni kwadrans. Dokładnie opisałem to we wpisie Ile czasu możesz zaoszczędzić. Efekt? Oszczędzone blisko trzy godziny dziennie, chociaż planowałem oszczędzić tylko godzinę.

1. Zmierz co zajmuje najwięcej czasu

Po co w ogóle mierzyłem to wszystko? Najwięcej czasu można zaoszczędzić na tym, co zajmuje najwięcej czasu, więc na tym musisz się skupić. Żeby to wiedzieć, trzeba to zmierzyć – nie ma prostszego rozwiązania i nikt nie zrobi tego za Ciebie. Na rysunku poniżej widać ile średnio dziennie zajmowały mi poszczególne grupy czynności, a na liście rozpisałem to dokładniej, ale to tylko przykład – jeśli chcesz oszczędzić czas, musisz to zmierzyć samodzielnie (wnioski w dalszej części artykułu mogą być pomocne).

ile czasu marnuję

Lista czynności i średni dzienny czas wykonywania (dla mnie)

  1. sprawy domowe 183 min Listę możesz ominąć, nie ma dużego znaczenia
    1. dobudzanie 15 min
    2. łazienka 13 min
    3. zbieranie się do wyjścia 7 min
    4. fryzjer 2 min
    5. prysznic 21 min
    6. robienie śniadania 10 min
    7. robienie obiadu 19 min
    8. jedzenie śniadania 23 min
    9. jedzenie obiadu 23 min
    10. przekąski 10 min
    11. sprzątanie 5 min
    12. zmywanie 4 min
    13. prasowanie 6 min
    14. pranie 4 min
    15. zakupy 18 min
    16. drobne prace domowe 6 min
  2. zjadacze czasu 282 min
    1. wykop 39 min
    2. newsy 23 min
    3. przeglądanie FB 36 min
    4. gra 86 min
    5. serial 62 min
    6. podcast 30 min
    7. yt 7 min
  3. praca 281 min praca operacyjna to kreatywne rzeczy w ramach których coś powstaje, a strategiczna to podejmowanie ważnych dla firmy decyzji
    1. praca operacyjna 118 min
    2. drobne prace 57 min
    3. spotkanie firmowe 66 min
    4. zarządzanie czasem 5 min
    5. praca strategiczna 36 min
  4. przemieszczanie 93 min
    1. tramwaj 69 min
    2. dochodzenie 23 min
  5. komunikacja 80 min
    1. czat fb 27 min
    2. telefon 28 min
    3. poczta 4 min
    4. e-maile 21 min
  6. rozrywka 245 min
    1. czytanie 22 min
    2. spotkania prywatne 133 min
    3. zabawa 4 min
    4. nauka 32 min
    5. konferencja 17 min
    6. afterparty 21 min
    7. rower 17 min

Dodam tu, że łącznie moje aktywności zajmują ok. 19 godzin dziennie, ale część z nich nakłada się na siebie – np. zawsze podczas zmywania słucham podcastów, prasując oglądam filmy na YouTube, w tramwaju czytam newsy albo odpisuję na e-maile, a idąc często rozmawiam przez telefon.

2. Odpowiedz sobie na jedno zajebiście, ale to zajebiście ważne pytanie

Zajmującą najwięcej czasu, pojedynczą czynnością są spotkania prywatne. Czy to znaczy, że powinienem je wyeliminować? Nic z tych rzeczy! To jest przecież jedna z tych rzeczy, które chcę robić i dla których chcę oszczędzić czas gdzie indziej!

Mało tego. Spotkania prywatne mogłyby zajmować i trzy razy więcej czasu. Przecież to przyjemniejsze niż naprawianie ekspresu do kawy, robienie zakupów albo zmywanie naczyń. Pora odpowiedzieć sobie na pytanie które z tych rzeczy chcesz robić, a których nie.

Z tego punktu w ogóle nie zdawałem sobie sprawy przed rozpoczęciem całego eksperymentu.

3. Wyeliminuj to, czego nie musisz robić – TU JEST SEDNO SPRAWY

Czego nie muszę robić? W swoich zajęciach wydzieliłem grupę zjadaczy czasu. Akurat w marcu byłem chory, więc zjadacze czasu zajęły więcej niż np. aktywna praca. Zwykle zajmują na oko trochę mniej, ale i tak za dużo.

Gra (nie podam nazwy gry, bo za bardzo wciąga) zajmowała mi 1,5 godziny dziennie! Niewiele mniej zajmował serial (House of Cards — trzeci serial jaki w życiu obejrzałem). To od razu ograniczam, bez zastanowienia – na grę mam od teraz maksymalnie 30 minut dziennie, na serial – jeden odcinek tygodniowo (czyli 6 minut dziennie).

Dwoma prostymi ruchami oszczędzam 112 minut dziennie!

Następne w kolejności są Wykop i czytanie newsów. Newsy same się rozwiązały. Czytałem głównie Wyborczą.biz, a że wprowadzili ograniczenie tylko do 10 newsów miesięcznie, to przerzuciłem się na Biztok. Na Biztoku newsy mają po pięć akapitów na krzyż, więc szybciej się to czyta.

Wykop zostaje tylko na komórce, czyli kiedy i tak nudziłbym się w tramwaju albo w kolejce w sklepie. Szacuję, że na newsach i Wykopie oszczędzę kolejne 15 minut dziennie.

Kolejna sprawa – Facebook. Wprowadziłem taką zasadę, że jeśli bezsensownie przeglądam Facebooka i zobaczę dwa wpisy, które już widziałem, to go natychmiast zamykam. Według Rescue Time oszczędziłem w ten sposób 8 minut dziennie.

4. Pozbądź się rzeczy, których nie chcesz robić

Są jeszcze rzeczy, których nie chcę robić osobiście, ale które muszą być zrobione.

Teoretycznie powinienem pozbyć się całej pracy. Tylko ja lubię wykonywać znaczna część moich zajęć i wcale mnie nie męczą. Lubię wysilić się kreatywnie pracując nad nowym zleceniem w ramach Fabryki Kliknięć (na liście jako część pracy operacyjnej). Lubię wymyślać nowe projekty.

Nie lubię natomiast przez 1,5 godziny szukać sklepu ze śrubokrętami będącymi w stanie odkręcić amazingowe śruby z MacBooka. Nie lubię stać w kolejce, żeby odebrać wizytówki. Nie lubię chodzić na pocztę, żeby wysłać umowę. A później jeszcze raz, bo wpisałem w złą datę. Nie lubię podmieniać „tylko jednego pliku” na stronie. Takie drobne prace zajmują mi godzinę dziennie!

Tu warto podkreślić, że części zadań NIKT nie musi robić i delegowanie jest zbędne

To wszystko trzeba w jak największej części wyeliminować (a jeśli się nie da, to w ostateczności przekazać komuś innemu), ale to temat na inny wpis, pewnie jeszcze dłuższy od tego. W skrócie napiszę tylko, że „nie znam się, zrób tak jak uważasz” potrafi zdziałać cuda.

Nawet uwzględniając dodatkowo komunikację, szacuję oszczędność 15 minut dziennie. Ważniejsze jest jednak pozbycie się nudnych rzeczy.

5. Ogarnij sprawy domowe

Aż trzy godziny zajmują mi wszystkie sprawy „domowe”, czyli sam dół w hierarchii potrzeb – wszystko od wzięcia prysznica, przez zjedzenie obiadu na sprzątniętym stole do naprawienia ekspresu do kawy. To dla mnie duże zaskoczenie. Wynika pewnie z tego, że tak jak mało kto zdaję sobie sprawę ile zajmuje mu zjedzenia obiadu albo pójście do sklepu.

hierarchia potrzeb

Muszę tu zaznaczyć, że jakoś specjalnie nie szukam kurzów z białą rękawiczką, ale też uważam, że nic strasznego się nie stanie jak nie pozmywam naczyń. Ponadto przez 4-5 dni w tygodniu gotuję w domu, a przez 2-3 jem „na mieście”. Pochwalę się jednocześnie czasem robienia obiadu – około 20 minut to czas na poziomie nie najgorszego zawodowego kucharza :). I nie, nie jem zupek chińskich.

Ile można tu zaoszczędzić? Niestety oszczędzenie czegokolwiek jest trudne, bo ta kategoria składa się z masy drobnych zajęć, które trzeba zrobić (nikt nie weźmie prysznica ani nie pójdzie do fryzjera za Ciebie).

Na razie zostawiam tę kategorię spraw na później, robiąc tylko trzy rzeczy:

  1. eksperymentalnie ustawiłem budzik pół godziny wcześniej i zamiast miliona dziesięciominutowych drzemek staram się wstać po pierwszej półgodzinnej (po kilku dniach eksperymentu oszczędzam ok. 15 minut, chociaż zmiana czasu nie pomaga)
  2. częściej staram się robić zakupy z dostawą do domu z Tesco. Nie kupuję niektórych rzeczy w marketach (np. mięsa), więc i tak muszę czasem iść do lokalnego sklepu i nie jestem w stanie ocenić ile oszczędzam. Myślę, że średnio wyjdzie ok. 10 minut dziennie (5 minut przed komputerem zamiast 45 w Tesco raz w tygodniu plus oszczędności wynikające z rzadszego chodzenia do sklepu).
  3. nie marnuję czasu na duże naprawy domowe. Nie mam pojęcia ile mogę zaoszczędzić, bo miesiąc to za krótko, żeby zmierzyć jak często coś się psuje w domu. Na razie dwóch hydraulików przez 1,5h naprawiało mi rury w kuchni.

6. Przeprowadź się

Najskuteczniejszym sposobem na oszczędzenie czasu na poruszaniu się po mieście jest… nieporuszanie się ;). Po co jechać do banku, skoro można załatwić przelew online? Po co spotykać się w ramach pracy, skoro jest Skype? Tu w ogóle nie mogę wyjść z podziwu, jak to możliwe, że z klientami z Krakowa mogę się nie widzieć ani razu w czasie kilkuletniej współpracy, a ci z Wrocławia (gdzie mieszkam) koniecznie muszą się spotykać?

Niestety, to nie takie proste. Mimo że pracuję zdalnie, to przemieszczanie się zajmuje mi 1,5h dziennie, w tym przez 23 minuty dziennie chodzę pieszo. Do przemieszczania się nie liczę roweru, bo jeżdżę wyłącznie rekreacyjnie (przypominam też, że byłem chory i musiałem mocno ograniczyć przejażdżki, więc czas poświęcony na rower jest krótszy niż zwykle).

Jestem też zdania, że warto dostosować miejsce zamieszkania do pracy. Codzienne oszczędzenie 10 minut w jedną stronę daje 6 godzin miesięcznie, ale jak wyjaśniam w punkcie o dojazdach, to nie jest aż tak duża różnica, żeby trzymać się zasady mieszkania blisko pracy za wszelką cenę. Jednak pół godziny w jedną stronę to już co innego – bardziej wymęczy niż pozwoli odpocząć. No i w ciągu miesiąca to aż 40 godzin!

Zobacz też jak założyć własną firmę

7. Wybierz optymalne dla Ciebie dojazdy

Z pełną świadomością jeżdżę komunikacją miejską. Jeżdżę głównie tramwajami, bo nie ufam autobusom ;) Dlaczego? Nie wożę żadnych ciężkich rzeczy, mieszkam blisko centrum Wrocławia do zdecydowanej większości miejsc w których bywam mam bezpośredni tramwaj spod domu albo mogę dojść pieszo.

Od wyjścia z domu do dojścia do biura mam 20 minut jeśli idę pieszo lub dojeżdżam tramwajem (tramwaj jedzie trochę naokoło i trzeba na niego poczekać). Samochodem jedzie się 5 minut plus kilka minut na dojście na parking. Oszczędziłbym ponad 10 minut dziennie. Tylko jadąc tramwajem mogę w tym czasie odpocząć np. czytając jakieś głupoty zamiast skupiać się na drodze. Gdybym jeździł samochodem i tak musiałbym kiedyś odpocząć i czytałbym głupoty w domu.

Pozostałe dojazdy dotyczą głównie załatwienia jakichś spraw firmowych lub dojazdów na prywatne spotkania i staram się tak planować dzień, żeby załatwić wszystko po drodze, a czas dojazdu tramwajem zrównoważyłby się z szukaniem parkingu (wszystko co załatwiam jest w centrum). Dobrze też tak się umawiać, żeby ludzie przychodzili do Ciebie, a nie Ty do nich – np. kiedy jestem w biurze ustalić coś z pracownikami, to zaraz po tym staram się umówić z kimś u mnie w biurze.

Oczywiście zupełnie inna sytuacja jest jeśli mieszkasz w mniejszym mieście – bez samochodu nie da rady (wiem, przez 19 lat mieszkałem :) ).

Ja tu nic nie oszczędzam, ale to bardzo indywidualna sprawa i w twoim przypadku to może być jedno z głównych miejsc do eliminacji niepotrzebnych czynności.

8. Zadzwoń lub spotkaj się ze mną zamiast pisać na czacie

Ostania grupa aktywności, to zajmująca w moim przypadku najmniej czasu komunikacja. Większa część dotyczy spraw firmowych i o ile nie mam nic do telefonu, to już komunikatory doprowadzają mnie do szału. Pół godziny dziennie spędzam na czacie na FB, a i tak każdemu z kim rozmawiam staram się co jakiś czas przypominać, że zamiast pisać „jesteś?” mają napisać o co chodzi, a ja odpiszę jak będę miał czas.

A jeśli po prostu chcesz pogadać, to lepiej zadzwoń albo spotkajmy się osobiście (nie dotyczy spotkań firmowych ;) ). Będzie szybciej i przyjemniej.

Dość mało zajmują mi e-maile, ale to już dawno ograniczyłem. Jak? Pozbyłem się newsletterów (polecam Unroll Me) i ustawiłem dość mocne filtry na pozostałe wiadomości, przez co widzę dosłownie kilkanaście e-mail dziennie (z dochodzących do mnie 200-300).

Mam nadzieję ograniczyć czat FB do 15 minut dziennie i całkowicie wyeliminować pocztę zastępując ją kurierem, co da mi 19 minut dziennie. Pozostałe aktywności są OK.

Ile wyszło tych oszczędności?

Po pierwsze: 112 minut na zjadaczach czasu. Przez chorobę dużo tego było, więc i dużo oszczędziłem, ale nie oszukujmy się – w innych dniach też marnuję na coś czas . Ty pewnie też masz takie aktywności, które nic nie dają (włączanie telewizji żeby zobaczyć czy jest coś ciekawego, przeglądanie Facebooka itp.).

Reszta to jakieś drobne, prawda? Tylko z tych drobnych zebrały się 82 minuty! Ponad godzina!

Swój eksperyment uważam więc za nad wyraz udany – nastawiałem się na oszczędzenie godziny dziennie, a wyszło około trzech. Od jutra rana zacznij więc liczyć na co poświęcasz kolejne kwadranse i oszczędzaj czas!