Tekst przeniesiony z like-a-geek.jogger.pl.

Faktury: program czy aplikacja online?

Wystawiasz faktury za pomocą programu czy aplikacji online? A może dopiero zastanawiasz się jak ogarnąć sprawy finansowe we własnej firmie? Ja zdecydowanie polecam aplikację online z której sam korzystam.

, ARTYKUŁ SPONSOROWANY, foto: © sonyazhuravetc fotolia

Już parę osób w e-mailach pytało jak wystawia się faktury i rachunki: czy można je wystawiać samemu, czy robi to księgowa, jakiego programu potrzeba itp. W zasadzie do wystawienia faktury program jest zbędny – da się wystawiać faktury na kartkach albo druczkach ze sklepu papierniczego, ale dla własnej wygody lepiej wybrać jakąś aplikację z wbudowaną bazą danych.

Rachunki i faktury: kto co wystawia

Najpierw wyjaśnienie sprawy wystawiania rachunków i faktur. Jeśli wiesz czym się różni rachunek od faktury, możesz od razu ominąć ten akapit. Generalnie jest tak:

  • faktury wystawiają płatnicy VAT, czyli w uproszczeniu duże firmy i osoby prowadzące działalność gospodarczą i pracujące dla innych firm,
  • rachunki wystawiają osoby na DG, które nie są płatnikami VAT (zwykle mają mały obrót i sprzedają swoje usługi lub produkty dla klientów indywidualnych),
  • rachunki wystawiają również osoby pracujące na umowy o dzieło i zlecenia do każdej podpisanej umowy.

Biuro rachunkowe czy program do faktur?

Rachunki i faktury wystawia się samodzielnie, a później oddaje do biura rachunkowego, które wpisuje dane z faktur w odpowiednie rubryki odpowiednich druków i składa je do odpowiednich urzędów. Generalnie nie ma w tym nic trudnego i możesz zrobić księgowość samodzielnie, ale:

  1. przepisy podatkowe zmieniają się co parę dni i nie chce Ci się ich śledzić,
  2. księgowość może kosztować Cię 30-40 złotych miesięcznie (jeśli wybierzesz aplikację online), czyli znacznie mniej niż możesz zarobić w czasie potrzebnym do wypisania druków,
  3. to nudne.

Potrzebujesz więc czegoś, co pozwoli Ci wystawiać faktury i oddawać je do biura rachunkowego.

Co do wystawienia faktury: program czy aplikacja online?

Jeden jedyny raz używałem klasyczny program instalowany na dysku (był to Subiekt) i jestem pewien, że w przypadku firmy usługowej opierającej działalność o Internet program do faktur to zły wybór. Taki program przywiązuje do jednego komputera i raczej nie pozwoli na wysyłanie faktur e-mailem (można to legalnie robić już od początku 2011 roku, chociaż w niektórych branżach księgowi nie chcą jeszcze przyjmować takich faktur).

Dużo lepszym wyjściem są aplikacje online takie jak Ifirma, Wfirma czy Infakt, które pozwalają na zarządzanie fakturami, klientami, produktami i usługami online.

Nie dość, że wystawianie faktur przez aplikację jest 100 razy bardziej czytelne niż w Subiekcie, to otrzymujesz szereg korzyści wynikających z tego, że aplikacja działa jako usługa:

  • zyskujesz dostęp do programu z każdego miejsca na świecie,
  • wysyłasz faktury wprost z aplikacji (e-mailem i tradycyjną pocztą! w Ifirmie i Wfirmie),
  • możesz dać dostęp do systemu księgowej albo pracownikowi wystawiającemu faktury,
  • aplikacja integruje się z innymi systemami (np. sklepami internetowymi, Allegro), dzięki czemu możesz np. zrobić automat wysyłający faktury klientom z Allegro,
  • nie ryzykujesz utraty bazy danych z powodu awarii komputera.

Oczywiście tak samo jak w programach, faktury mogą być wystawiane na podstawie listy kontrahentów i zdefiniowanych usług przechowywanych w bazie. Nie musisz więc ciągle wpisywać danych klienta, a wystawianie faktury to kilka kliknięć:

Wystawianie faktur w ifirma.pl

Aplikacja do faktur za darmo

Aplikacje mają jeszcze jedną zaletę: zapłacisz za nie maksymalnie kilka złotych miesięcznie (Infakt, Wfirma) lub będziesz dostaniesz aplikację za darmo (Ifirma).

Ja korzystam z w pełni darmowej aplikacji dostępnej na ifirma.pl. Co prawda w Wfirmie też jest darmowe konto, ale za stworzenie katalogu kontrahentów i usług trzeba zapłacić. Natomiast w Infakcie za darmo są tylko trzy pierwsze faktury w miesiącu.

Warto wiedzieć, że we wszystkich trzech systemach aplikacja do faktur jest tylko częścią oferty, a główna usługa to biuro rachunkowe online, które z powodzeniem może zastąpić zwykłe biuro rachunkowe. O tym czym się różnią te systemy napiszę już niedługo.

Na początek polecam jednak zarejestrować się w Ifirmie bez żadnych zobowiązań i mieć wygodny, darmowy program do faktur dostępny online.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *