Zamień sprawę w działanie

Tekst przeniesiony z like-a-geek.jogger.pl.

To zadziwiające, jak jedna kartka może zmienić wygląd spotkania.

Nie lubię spotkań na których trzeba coś ustalić. Zajmują zbyt dużo czasu, który można poświęcić na zajęcie się pracą, a i tak nie wnoszą niczego istotnego. Dwie albo trzy osoby rozmawiają, a reszta się przysłuchuje. Na końcu wszyscy ustalają wspólne stanowisko z którym nikt się nie zgadza i wracają do swoich zajęć.

Tak to przynajmniej wyglądało w mojej poprzedniej pracy i w czasie paru miesięcy korpopraktyk. To dlatego, że w czasie spotkań nie określaliśmy działań, ale sprawy, jak uważa David Allen, autor rewelacyjnego systemu GTD, którym będę Was męczył w najbliższym czasie.

Koncentruj się na celu

Wczoraj spotkałem się z moim promotorem w celu ustalenia szczegółów mojej pracy dyplomowej. Rozmowę zacząłem od wyciągnięcia kalendarza i czystej kartki, na której powstawała mapa myśli. Już sam widok notatek wystarcza, żeby skoncentrować się na nich!

Mapa to standard. Na środku jasno opisana nazwa projektu: magisterka. Od niej odchodzą sprawy do omówienia, przy każdej z nich szczegóły. Dzięki temu o wszystkim pamiętamy. Wszystko jest wynotowane: rozdział pierwszy, wybór technologii, kontynuacja badań pana X., bibliografia, podania z dziekanatu. Na tym etapie kończyła się większość spotkań. Wszyscy już wiedzą, co mają zrobić, prawda?

Zamień sprawy w działania

Nie, nie prawda. Nikt niczego nie wie, a spotkanie było tylko marnowaniem czasu. To wszystko to sprawy, a nie działania. Żeby zamienić sprawę podanie z dziekanatu w działanie, muszę ustalić wszystkie czynności jakich wymaga załatwienie tej sprawy:

  1. iść do pani, która wydrukuje podanie,

  2. wziąć podpis od opiekuna specjalności,

  3. odnieść jedną kartkę do jednej pani,

  4. drugą kartkę do drugiej pani.

To są konkretne działania, które muszę wykonać ja. Wypisuję je stosując kółkowy system list na liście o nazwie magisterka i dzieląc na możliwie małe kroki. Kartka z mapą myśli leci do kosza (chyba, że na drugiej stronie da się jeszcze pisać), zostają same działania.

Przyporządkuj działania do osób

Z działaniami promotora było śmieszniej :). Miał mi wysłać materiały do sprawy kontynuacja badań pana X.

Promotor: Proszę mi wysłać e-mail z przypomnieniem.

Ja: na kiedy? [będę miał działanie]

Promotor: Jak najszybciej

Ja: Może być teraz?

Promotor: No tak…

Wyjąłem telefon, wysłałem e-maila, podziękowałem za spotkanie i wyszedłem. Zanim doszedłem do domu miałem już potrzebne materiały.

Sprawdź ten system sam!

1. Rób mapę myśli w czasie spotkania,
2. zamień sprawy na działania,
3. przyporządkuj działania do osób.

To zaskakujące, ale sam fakt notowania tego o czym mówimy i wyznaczenia konkretnych działań zamiast ogólnych spraw, zamienił rozwlekłe, uczelniane rozmowy, z których i tak nic nie wyniknie w konkretne spotkanie, które szybko dało namacalny efekt. W dodatku lista działań jest szalenie motywująca!

Polecam wypróbować ten system samemu. Stosuję go na co dzień w pracy, a skoro sprawdził się na nieżyciowej uczelni, to wszędzie indziej też da radę. Poważnie, to chyba pierwsza sytuacja, w której udało się przekonać pracownika uczelni, że mój czas też jest cenny!